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Trabajo diario, ¿cómo quieres que te contacten tus compañeros?
Volviendo a la productividad después de mucho tiempo sin referencias tan directas a esta nos centramos en una de las principales causas que nos hacen perder el tiempo en la empresas y por lo tanto reducir nuestra productividad por esas continuas interrupciones de nuestros propios compañeros. Te has preguntado alguna vez cuantas veces al día has tenido que dejar lo que estás haciendo porque un compañero tiene una pregunta que según el no puede esperar. Una vez que te interrumpen necesitarás al menos 20-25 minutos para volver al hilo de lo que estabas haciendo.
Y la forma de solucionar este tipo de interrupciones es realmente sencilla, solo tenemos que establecer un protocolo de comunicación interno. Seguro podrá resultar cómico o sin sentido que le pidamos algo así a nuestros compañeros pero los frutos se verán a corto plazo. El protocolo que aquí comentamos está basado en el que hemos leído en El Canasto, una gran referencia para productividad junto con ThinkWasabi de Berto.
Protocolo de comunicación interna
Marcando mensajes de colores con Mail.app
Una de las cosas que no me gusta o gustaba de la aplicación de correo electrónico de Mac OS X es que aunque es muy potente a veces veo que le faltan funcionalidades que si dan otros sistemas de correo como Gmail o el nuevo OutLook para Mac, entre las que podemos citar el árbol de mensajes para seguir un hilo o marcar los mensajes de colores. Esto último es posible y no hace mucho que lo descubrí.
El marcador de mensajes de Mail.app no siempre es suficiente y es posible marcar los mensajes como si usásemos un fluorescente sobre el mensaje y así hacerlo destacar.
Marcar mensajes en tus buzones con colores realmente sencillo, e incluso puedes hacerlo aplicando reglas, donde tenéis que elegir definir color para mensaje, tanto fondo como letras. Pero hacerlo de forma manual es un proceso también sencillo una vez que tienes Mail.app activo.
- Ponte encima o selecciona los mensajes a marcar con un color.
- Y ahora ve al menú Formato > Mostrar colores (o pulsa Mayúsculas-Comando-C, ⇧⌘C)
- Selecciona el color que desees y listo.
Ahora cuando dejes de seleccionar el mensaje o mensajes marcados con color, podrás verlos con marcadores fluorescentes para destacarlos y no perderte ninguno. Recuerda que puedes hacerlo aplicando reglas y así te resultará más cómodo para identificar los mensajes más importantes nada más recibirlo.
Espero que esta utilidad para marcar mensajes con colores te resulte útil y aproveches esas pequeñas píldoras de productividad que nos brinda el fantástico Mac OS X de Apple.
Cinco trucos para mejorar tu teletrabajo
Interesante artículo de Alfonso Jiménez al que le doy un pequeño toque personal y que nos da cinco técnicas o trucos para mejorar trabajando en casa:
- No trabajes y pases tus ratos de ocio y tiempo libre en el mismo sitio. Si trabajas en casa define claramente cual será tu oficina y utiliza ese espacio solo para trabajar, así conseguirás separar trabajo y tiempo libre más fácilmente.
- Deja claro a quien esté en casa en tus momento de trabajo que justamente estás trabajando y no deben interrumpir tu ritmo. De esta forma evita ese foco de distracciones. Si no respetan tu jornada laboral al final no serás productivo en casa.
- Haz un buen uso del tiempo libre que está ganando gracias a que te evitas desplazamientos. Lo ideal es que aproveches este nuevo tiempo libre para tareas no relacionadas con el trabajo.
- Fija tu horario de trabajo de forma clara que no estés de sol a sol trabajando, al final así no serás productivo.
- La disponibilidad para tu empresa cuando haces teletrabajo es muy importante, procura estar disponible en el horario laboral y poco más allá de este horario para cualquier necesidad ya que la opción de teletrabajo te aporta ventajas a ti y también debe hacerlo a tu empresa.
Algunas consejos y trucos de mi cosecha propia:
- Define claramente tus horarios para desayunar, que sino estarás picando todo el día con la tentación del frigorífico tan a mano. Tu figura y salud también es importante. Olvida que estás en casa y evita estar picoteo continuo.
- Para estar comunicado utilizar herramientas online como Skype, te ayudarán y mucho a estar un poco más cerca de la oficina y tus clientes, especialmente si hacer uso de la videoconferencia.
- Aunque estar en casa te da la posibilidad de estar más cómodo creo que es importante ponerse en modo trabajo y vestirse para tal.
- Agrupa tus reuniones y organiza así mejor tu tiempo.
- ¿Qué otras recomendaciones, trucos o técnicas recomendáis vosotros?
vía: mini.canasto. imagen: laydros
Gestores documentales de código abierto
Uno de los grandes problemas en las empresas de hoy es la gestión de documentación de una forma eficaz y sencilla. Un gestor documental no hace otra cosa que poner un poco de orden y convertirse en la fuente de consulta para cualquier documento de la empresa, desde una factura, hasta una carta informativa, … de forma que ahorramos mucho espacio y permitimos la búsqueda por descripción e incluso por contenido del documento si lo permiten o si los hemos pasado por el OCR.
Y aunque este es uno de los grandes problemas de las pequeñas empresas, Pymes y grandes empresas, donde pero llevamos la implementación de los gestores documentales es en las pequeñas empresas y Pymes, principalmente por tema de desconocimiento y después por costes de implantación.
Aquí os dejos algunas soluciones de gestión documental de código abierto que pueden ser muy útiles, si conocéis alguna más por favor dejar un comentario para mejorar el listado. También si conocéis soluciones comerciales de bajo coste puede ser interesante informar de ellas.
- Nuxeo es otra solución de gestión documental de código abierto desarrollada en Java para funcionar igual en Windows, que Mac o Linux. Muy interesante y completa. Visto en Tecnología Pyme.
- Knowledge Tree, gestor documental para pymes con edición de código abierto o versión comunidad y versión comercial con soporte. Funciona con PHP y Mysql.
- OpenKM es una solución de gestión documental basado en web y hecho en Java.
- Alfresco es una aplicacion de adminsitración de contenidos hecho en Java y que funciona en la web, entre sus funcionalidades está la gestión documental.
Más productividad con tus pestañas de Firefox
Mejorar nuestra productividad gracias al control de las pestañas de Firefox, interesante artículo para mejorar la experiencia con este popular navegador que personalmente uso a diario en Windows y Mac OS X. Gracias al añadido para Firefox Tab Mix Plus.
Artículo completo en moviéndonos.
