Y la forma de solucionar este tipo de interrupciones es realmente sencilla, solo tenemos que establecer un protocolo de comunicación interno. Seguro podrá resultar cómico o sin sentido que le pidamos algo así a nuestros compañeros pero los frutos se verán a corto plazo. El protocolo que aquí comentamos está basado en el que hemos leído en El Canasto, una gran referencia para productividad junto con ThinkWasabi de Berto.

Protocolo de comunicación interna

1. El correo electrónico es tu aliado y método de comunicación por defecto.
   La mejor manera de saber algo de mi es un email. Yo leo el correo demasiadas veces al día, aunque tengo un objetivo claro de reducirlo a 3-4 veces por día, estoy trabajando en ello. No es normal que se necesite una contestación rápida, y responder antes de 3-4 horas un correo suele ser suficiente. Además de que esto nos aporta un gran beneficio y es que podemos decidir cuando contestamos. No te hagas esclavo del email, aquí siempre recuerdo que yo tengo el correo móvil sin push, soy yo quien decide cuando quiero mirar si hay correos nuevos.
2. Utilizar la mensajería instantánea o messenger para cosas urgentes.
   Empiezo diciendo que no soy muy amante de la mensajería instantánea, pero sus ventajas si se usa correctamente son muchas. Si algo no puede esperar esas 3-4 horas hasta que el correo sea respondido lo ideal es comunicar a través de un sistema de mensajería como messenger, google talk, skype, etc. Creo que como comenta Jeroen la opción de Skype es realmente cómoda porque combina el chat messenger con la posibilidad de llamadas, además que como en todo programa de mensajería nosotros decidimos si estamos o no disponibles. Si te escriben por mensajería instantánea lo normal es una respuesta inmediata, pero si lo que te pregunta no es urgente lo mejor es recordar el protocolo para explicar los beneficios de mejor un email que un messenger para evitar interrupciones. Y como decía como tu eliges, si tienes que concentrarte en algo cierra la mensajería.
3. VozIP, videoconferencia, Teléfono o reuniones presenciales para cosas muy importantes, urgentes o sensibles.
   Y como no el contacto humano es necesario, y siempre hay reuniones que pueden necesitar de la voz o de la presencia física en la misma sala. Si no es urgente hay que planificarla. Y si es realmente urgente y no puede esperar ni un segundo. Y por supuesto si es un tema sensible, es mejor el contacto para evitar empeorar los problemas.

De que otra forma podemos mostrar que estamos ocupados, si tenemos despacho cerrando la puerta, y si no con un cartel que lo indique, con los cascos de música, …

Y las preguntas son ¿cómo funciona el contacto entre compañeros en tu empresa? Crees que se puede mejorar.

Referencia: El Canasto. imagen flickr tj scenes.

Trabajo diario, ¿cómo quieres que te contacten tus compañeros? is a post from: Carrero

El marcador de mensajes de Mail.app no siempre es suficiente y es posible marcar los mensajes como si usásemos un fluorescente sobre el mensaje y así hacerlo destacar.

Marcar mensajes en tus buzones con colores realmente sencillo, e incluso puedes hacerlo aplicando reglas, donde tenéis que elegir definir color para mensaje, tanto fondo como letras. Pero hacerlo de forma manual es un proceso también sencillo una vez que tienes Mail.app activo.

1. Ponte encima o selecciona los mensajes a marcar con un color.
2. Y ahora ve al menú Formato > Mostrar colores (o pulsa Mayúsculas-Comando-C, ⇧⌘C)
3. Selecciona el color que desees y listo.

Ahora cuando dejes de seleccionar el mensaje o mensajes marcados con color, podrás verlos con marcadores fluorescentes para destacarlos y no perderte ninguno. Recuerda que puedes hacerlo aplicando reglas y así te resultará más cómodo para identificar los mensajes más importantes nada más recibirlo.

Espero que esta utilidad para marcar mensajes con colores te resulte útil y aproveches esas pequeñas píldoras de productividad que nos brinda el fantástico Mac OS X de Apple.

Marcando mensajes de colores con Mail.app is a post from: Carrero

Interesante artículo de Alfonso Jiménez al que le doy un pequeño toque personal y que nos da cinco técnicas o trucos para mejorar trabajando en casa:

1. No trabajes y pases tus ratos de ocio y tiempo libre en el mismo sitio. Si trabajas en casa define claramente cual será tu oficina y utiliza ese espacio solo para trabajar, así conseguirás separar trabajo y tiempo libre más fácilmente.
2. Deja claro a quien esté en casa en tus momento de trabajo que justamente estás trabajando y no deben interrumpir tu ritmo. De esta forma evita ese foco de distracciones. Si no respetan tu jornada laboral al final no serás productivo en casa.
3. Haz un buen uso del tiempo libre que está ganando gracias a que te evitas desplazamientos. Lo ideal es que aproveches este nuevo tiempo libre para tareas no relacionadas con el trabajo.
4. Fija tu horario de trabajo de forma clara que no estés de sol a sol trabajando, al final así no serás productivo.
5. La disponibilidad para tu empresa cuando haces teletrabajo es muy importante, procura estar disponible en el horario laboral y poco más allá de este horario para cualquier necesidad ya que la opción de teletrabajo te aporta ventajas a ti y también debe hacerlo a tu empresa.

Algunas consejos y trucos de mi cosecha propia:

• Define claramente tus horarios para desayunar, que sino estarás picando todo el día con la tentación del frigorífico tan a mano. Tu figura y salud también es importante. Olvida que estás en casa y evita estar picoteo continuo.
• Para estar comunicado utilizar herramientas online como Skype, te ayudarán y mucho a estar un poco más cerca de la oficina y tus clientes, especialmente si hacer uso de la videoconferencia.
• Aunque estar en casa te da la posibilidad de estar más cómodo creo que es importante ponerse en modo trabajo y vestirse para tal.
• Agrupa tus reuniones y organiza así mejor tu tiempo.
• ¿Qué otras recomendaciones, trucos o técnicas recomendáis vosotros?

vía: mini.canasto. imagen: laydros

Cinco trucos para mejorar tu teletrabajo is a post from: Carrero

Y aunque este es uno de los grandes problemas de las pequeñas empresas, Pymes y grandes empresas, donde pero llevamos la implementación de los gestores documentales es en las pequeñas empresas y Pymes, principalmente por tema de desconocimiento y después por costes de implantación.

Aquí os dejos algunas soluciones de gestión documental de código abierto que pueden ser muy útiles, si conocéis alguna más por favor dejar un comentario para mejorar el listado. También si conocéis soluciones comerciales de bajo coste puede ser interesante informar de ellas.

• Nuxeo es otra solución de gestión documental de código abierto desarrollada en Java para funcionar igual en Windows, que Mac o Linux. Muy interesante y completa. Visto en Tecnología Pyme.
• Knowledge Tree, gestor documental para pymes con edición de código abierto o versión comunidad y versión comercial con soporte. Funciona con PHP y Mysql.
• OpenKM es una solución de gestión documental basado en web y hecho en Java.
• Alfresco es una aplicacion de adminsitración de contenidos hecho en Java y que funciona en la web, entre sus funcionalidades está la gestión documental.

Gestores documentales de código abierto is a post from: Carrero

Artículo completo en moviéndonos.

Más productividad con tus pestañas de Firefox is a post from: Carrero