En un mundo en el que estamos saturados de tecnología, móviles, redes sociales y también de presentaciones PowerPoint (o Genial.ly o Canva) y sesiones interminables de brainstorming, Jeff Bezos, el fundador de Amazon y uno de los empresarios más exitosos del mundo, propone un método diferente para idear y tomar decisiones: escribir.
No cualquier tipo de escritura, sino la elaboración de «documentos» de seis páginas que presenten propuestas de manera coherente y reflexiva. Este enfoque distinto a las convenciones ha sido un pilar en la toma de decisiones dentro de Amazon y ofrece lecciones valiosas sobre comunicación efectiva y pensamiento crítico. ¡Algo que deberíamos probar en muchas empresas para ver si realmente podemos conseguir cambios significativos!.
La filosofía de los resúmenes de 6 páginas
Para Jeff Bezos, la escritura es una herramienta poderosa de claridad mental y organización de ideas. La exigencia de plasmar cualquier propuesta en un documento escrito obliga al autor a pensar detenidamente en su idea, estructurarla de manera lógica y presentarla de forma persuasiva y comprensible. Además estoy seguro que así recordamos y retenemos mucho mejor la información, cuando estudiaba lo que más me ayudaba era crear y resumir apuntes, incluso ya no me hacía falta estudiar mucho más.
En Amazon, estos documentos deben ser capaces de sostenerse por sí mismos, es decir, sin requerir presentaciones adicionales o explicaciones verbales extensivas para ser entendidos. Pero si en el gigante del comercio electrónico funcionan porque no probamos hacer lo mismo en nuestras empresas. Yo trato de practicarlo con presentaciones a clientes en Stackscale que no demandan presentación visual, donde al final se trata de exponer una propuesta y/o solución a una necesidad de infraestructura, y hasta el momento los resultados han sido muy positivos.
Cómo estructurar un resumen para una presentación
- Título atractivo: El documento debe comenzar con un título que resuma claramente la propuesta o el problema a tratar.
- Contexto: Se espera que el primer apartado brinde un panorama general del tema, detallando el estado actual y por qué es relevante abordarlo.
- El problema o propuesta: Un resumen conciso del problema a resolver o de la propuesta que se está introduciendo.
- Exposición detallada: Después del resumen inicial, el cuerpo del documento debe detallar la propuesta, incluyendo análisis, datos y argumentos que respalden la idea presentada.
- Planificación y estrategia: Un apartado dedicado a cómo se implementará la propuesta, incluyendo pasos específicos, responsables y plazos.
- Conclusión: Un resumen final que recapitule los puntos principales y cierre con un llamado a la acción o recomendación clara.
El poder de leer y pensar en silencio
En las reuniones de Amazon, se dedican los primeros minutos a la lectura silenciosa del resumen de seis páginas. Este proceso, además de asegurar que todos estén en la misma página, literal y figuradamente, fomenta una reflexión individual antes de entrar en el diálogo y debate colectivo. Bezos sostiene que este tiempo de lectura ayuda a mejorar la calidad del debate y la toma de decisiones, ya que todos los participantes tienen tiempo para formular sus pensamientos y preguntas de manera coherente.
Porqué no PowerPoint ni presentaciones
El rechazo a las presentaciones de PowerPoint o similares de Bezos es una forma de trabajar que la verdad no se si hoy día serán capaces de mantener dentro de una estructura tan grande como Amazon, sería interesante ver como operan cuando no está el «jefe supremo» al tanto.
Pero entre las razones a este rechazo está que las diapositivas muchas veces ofrecen una falsa sensación de comprensión y no requieren el mismo nivel de profundidad y reflexión que la escritura. Los bullet points, característicos de PowerPoint, pueden sugerir una serie de hechos sin necesariamente explicar las conexiones lógicas entre ellos o el contexto más amplio.
Conclusión: La invitación a escribir más para pensar mejor
Este enfoque sobre la escritura y la toma de decisiones es una invitación a reconsiderar cómo comunicamos y desarrollamos ideas en el entorno empresarial. Yo añadiría que si puedes escribe a mano y no a ordenador, al menos una primera versión y la retención personal para las futura exposición y transcripción a ordenador será mucho mejor.
Los resúmenes de 6 páginas no son simplemente un formato de documento; son un ejercicio de claridad, reflexión y comunicación efectiva. Al requerir que las ideas sean presentadas de manera precisa y detallada, esto promueve un estilo de pensamiento crítico que puede llevar a mejores decisiones empresariales y a una cultura corporativa más reflexiva y orientada al detalle.
En última instancia, la práctica de escribir (mejor en papel inicialmente) para pensar no tiene por qué limitarse al ámbito corporativo de grandes empresas, cualquiera podemos aplicarlo en muchos ámbitos. Es una estrategia valiosa para cualquiera que busque organizar sus ideas, clarificar su pensamiento y comunicarse de manera más efectiva, en cualquier contexto.