Volviendo a la productividad después de mucho tiempo sin referencias tan directas a esta nos centramos en una de las principales causas que nos hacen perder el tiempo en la empresas y por lo tanto reducir nuestra productividad por esas continuas interrupciones de nuestros propios compañeros. Te has preguntado alguna vez cuantas veces al día has tenido que dejar lo que estás haciendo porque un compañero tiene una pregunta que según el no puede esperar. Una vez que te interrumpen necesitarás al menos 20-25 minutos para volver al hilo de lo que estabas haciendo.

Y la forma de solucionar este tipo de interrupciones es realmente sencilla, solo tenemos que establecer un protocolo de comunicación interno. Seguro podrá resultar cómico o sin sentido que le pidamos algo así a nuestros compañeros pero los frutos se verán a corto plazo. El protocolo que aquí comentamos está basado en el que hemos leído en El Canasto, una gran referencia para productividad junto con ThinkWasabi de Berto.

Protocolo de comunicación interna

  1. El correo electrónico es tu aliado y método de comunicación por defecto.
    La mejor manera de saber algo de mi es un email. Yo leo el correo demasiadas veces al día, aunque tengo un objetivo claro de reducirlo a 3-4 veces por día, estoy trabajando en ello. No es normal que se necesite una contestación rápida, y responder antes de 3-4 horas un correo suele ser suficiente. Además de que esto nos aporta un gran beneficio y es que podemos decidir cuando contestamos. No te hagas esclavo del email, aquí siempre recuerdo que yo tengo el correo móvil sin push, soy yo quien decide cuando quiero mirar si hay correos nuevos.
  2. Utilizar la mensajería instantánea o messenger para cosas urgentes.
    Empiezo diciendo que no soy muy amante de la mensajería instantánea, pero sus ventajas si se usa correctamente son muchas. Si algo no puede esperar esas 3-4 horas hasta que el correo sea respondido lo ideal es comunicar a través de un sistema de mensajería como messenger, google talk, skype, etc. Creo que como comenta Jeroen la opción de Skype es realmente cómoda porque combina el chat messenger con la posibilidad de llamadas, además que como en todo programa de mensajería nosotros decidimos si estamos o no disponibles. Si te escriben por mensajería instantánea lo normal es una respuesta inmediata, pero si lo que te pregunta no es urgente lo mejor es recordar el protocolo para explicar los beneficios de mejor un email que un messenger para evitar interrupciones. Y como decía como tu eliges, si tienes que concentrarte en algo cierra la mensajería.
  3. VozIP, videoconferencia, Teléfono o reuniones presenciales para cosas muy importantes, urgentes o sensibles.
    Y como no el contacto humano es necesario, y siempre hay reuniones que pueden necesitar de la voz o de la presencia física en la misma sala. Si no es urgente hay que planificarla. Y si es realmente urgente y no puede esperar ni un segundo. Y por supuesto si es un tema sensible, es mejor el contacto para evitar empeorar los problemas.

De que otra forma podemos mostrar que estamos ocupados, si tenemos despacho cerrando la puerta, y si no con un cartel que lo indique, con los cascos de música, …

Y las preguntas son ¿cómo funciona el contacto entre compañeros en tu empresa? Crees que se puede mejorar.

Referencia: El Canasto. imagen flickr tj scenes.